Політика конфіденційності

Володілець (контролер) персональних даних — ФОП [ПІБ ФОП — буде вказано], РНОКПП [РНОКПП — буде вказано], адреса: [адреса — буде вказано], сервіс «Документи UA». З будь-яких питань щодо даних пишіть на [e-mail — буде вказано].

Ми обробляємо дані відповідно до Закону України «Про захист персональних даних», а для людей, які перебувають у Європейському Союзі, — також відповідно до Загального регламенту про захист даних (GDPR).

• Переписка в чаті на сайті, у Telegram-боті чи застосунку: текст ваших повідомлень і відповіді.
• Голосові повідомлення — аудіозапис і його текстова розшифровка.
• Файли, які ви надсилаєте: скани й фото документів, PDF. У документах можуть бути паспортні дані, дати народження, відомості про родину, а іноді й чутливі дані (наприклад, про здоровʼя чи судимість) — ми використовуємо їх лише для вашого замовлення.
• Контакти: імʼя, телефон, e-mail чи Telegram, якщо ви їх залишили.
• Дані замовлення й оплати: розрахунок, сума, дата й призначення платежу. Дані банківських карток ми не отримуємо й не зберігаємо.
• Технічні дані: IP-адреса, тип браузера, журнали сервера; знеособлена статистика відвідувань.

• Відповісти на ваше звернення, підготувати розрахунок і виконати замовлення — виконання договору або дії на ваш запит до його укладення (ст. 6(1)(b) GDPR).
• Обробляти чутливі дані з ваших документів — лише за вашою явною згодою, яку ви даєте, надсилаючи такі документи для замовлення (ст. 9(2)(a) GDPR). Згоду можна відкликати.
• Вести облік оплат і зберігати первинні документи — виконання вимог законодавства (ст. 6(1)(c) GDPR).
• Захищати сервіс від зловживань, покращувати сайт і рахувати знеособлену статистику — законний інтерес (ст. 6(1)(f) GDPR).

Віртуальна помічниця в чаті працює на мовній моделі компанії xAI (США). Щоб сформувати відповідь, ми передаємо xAI текст ваших повідомлень і контекст розмови; голосові повідомлення можуть передаватися для розпізнавання мовлення. Самі фото й скани документів ШІ-провайдеру не передаються (модель бачить лише, що ви додали файл, і його назву) — документи переглядають лише люди з нашої команди.

xAI отримує дані як постачальник послуг для генерації відповіді. Оскільки компанія розташована у США, це передача даних за межі ЄС/України; ми передаємо лише те, що потрібно для відповіді. Будь ласка, не пишіть у чат зайвих персональних даних (номерів документів, паролів, даних карток) — для замовлення їх попросить оператор.

Відповіді ШІ мають довідковий характер. Рішення щодо вашої справи та розрахунок готує людина.

Голосові записи, файли й переписка зберігаються на орендованому сервері, яким керуємо ми, і доступні оператору та фахівцям, які ведуть ваше звернення, — щоб вони могли прослухати голосове, переглянути документи й продовжити розмову з того місця, де ви зупинилися. Файли не публікуються: відкрити їх можна лише за захищеним посиланням вашої сесії чату або з облікового запису оператора.

• Хостинг-провайдер сервера — як технічний обробник.
• Telegram — якщо ви пишете нам у Telegram, а також для робочих сповіщень операторам про нові звернення.
• Державні органи, нотаріуси, перекладачі, адвокат-партнер, банки — лише в обсязі, потрібному для вашого замовлення.
• Поштові та курʼєрські служби — імʼя, адреса й телефон для доставки.
• Органи влади — лише у випадках, прямо передбачених законом.

Ми не продаємо ваші дані й не передаємо їх для реклами.

Переписку, голосові й файли зберігаємо, поки триває звернення чи замовлення, і після його завершення — [строк — буде вказано], щоб відповісти на ваші питання чи претензії. Потім видаляємо або знеособлюємо. Документи бухгалтерського обліку (рахунки, підтвердження оплат) зберігаємо стільки, скільки вимагає законодавство. Ви можете попросити видалити дані раніше — якщо закон не зобовʼязує нас їх зберігати, ми це зробимо.

Ви маєте право:

• дізнатися, які ваші дані ми маємо, і отримати їх копію;
• виправити неточні дані;
• вимагати видалення або обмеження обробки;
• заперечити проти обробки на підставі законного інтересу;
• отримати свої дані в зручному форматі (переносимість);
• відкликати згоду в будь-який момент — це не впливає на законність обробки до відкликання;
• поскаржитися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, а якщо ви в ЄС — до наглядового органу з захисту даних у вашій країні.

Щоб скористатися правами, напишіть на [e-mail — буде вказано]. Ми можемо попросити підтвердити, що запит надходить саме від вас.

Рекламних cookies ми не використовуємо. Щоб ваша розмова в чаті не губилася після оновлення сторінки, браузер зберігає технічний ідентифікатор сесії чату (localStorage). Для статистики відвідувань ми використовуємо власну інсталяцію Umami — вона працює без cookies і показує лише знеособлені дані (скільки людей відкрили сторінку чи почали чат). Детальніше — на сторінці Cookies і сховище браузера.

Зʼєднання з сайтом шифрується (HTTPS), доступ до звернень мають лише уповноважені люди, адмін-панель захищена паролем. Якщо ми змінимо політику, оновимо дату редакції вгорі сторінки. Умови надання послуг — у Публічній оферті.